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Dokumentenmanagement mit postStream

Effizienz steigern und Kosten sparen

Eigenschaften unserer DMS Software

  • Beispiel eines Workflows

    Server-Client Architektur
  • Mehrbenutzerfähig
  • Benutzerverwaltung
  • grafische Benutzeroberfläche mit intuitiver Bedienung
  • Schnittstellenfähigkeit zur Anbindung externer Systeme
  • kompatible Dokumententypen: PDF, DOC, XLS, DOCX, XLSX, RTF, JPG, TIFF, MSG

Erfassung von Dokumenten

  • Dokumente scannen (z.B. die tägliche Post)
  • Dokumente importieren vom Computer oder Netzlaufwerk
  • Kontextmenü Senden-an-Funktion (z.B. bei E-Mail-Anhängen)
  • PostStream-Drucker: aus jeder Anwendung heraus Pdf nach postStream drucken
  • Altdatenimport - durchsucht Verzeichnis nach Dokumenten und archiviert diese automatisch
  • MS Outlook E-Mails oder nur E-Mail-Anhänge importieren

Funktionsumfang unseres Dokumentenmanagement Systems

  • Automatische Leerseitenentfernung
  • Digitaler Posteingangsstempel
  • Umfangreiche Stempelfunktionen (Stempel mit variablem Text, Datum, Benutzer, Buchungsstempel usw.)
  • Intelligente Dokumentenerkennung (automatische Verschlagwortung von eingelernten Dokumenten) inkl. Verwaltungstool
  • OCR-Verschlagwortung durch Rahmen von Textpassagen oder mittels One-Click-Function
  • Verteilung von Dokumenten nach festgelegten Verteilern/Abteilungen/Benutzern
  • Komfortable Stapelverarbeitung bei langen Dokumenten
  • Ablageformat selbst bestimmen (PDF, durchsuchbare-PDF und editierbare MS-Word-Dokumente)
  • PDF-Dokumente konvertieren in andere FormateUnbegrenzt speichern und dennoch alles zur Hand haben.
  • Workflows für typische Verwaltungsvorgänge und das Abbilden von Geschäftsprozessen
  • Dynamisch vordefinierbare Schlagworte für branchenspezifische Begriffe
  • Dokumente Projekten und Gewerken zuordnen
  • E-Mail-Anhänge automatisch erzeugen und an E-Mail- Programm senden
  • Eigene Notizen in PDF-Dokumenten erstellen
  • Intelligentes Archivieren ohne verschachtelte Verzeichnisstrukturen
  • Konvertierungsfunktionen (Umwandeln in durchsuchbare PDF oder editierbare Word-Dokumente)
  • Dynamischer Post-Verteiler (z.B. für MA oder Abteilungen)
  • Vordefinieren von Schlagworten (für z.B. Branchenspezifische Begriffe)
  • Zusammenfügen oder Trennen  von Dokumenten
  • Fristenmanagement und Fristenmonitor mit Erinnerungsfunktion

Dokumentenarchiv

  • Detaillierte Suchmöglichkeiten (z.B. Projektsuche, Zeitfenster, Dokumententyp usw.)
  • Volltextarchivierung und Volltextsuche
  • Zugriffsberechtigungen skalierbar nach Dokumentenkategorien
  • Versionierung von Dokumenten
  • Nachverfolgung von Dokumenten in laufenden Prozessen mittels Historisierung
  • Zentrale und maximale Verfügbarkeit von Informationen
  • Offline-Archiv-Funktion für Außendienst-Mitarbeiter
  • Automatische Altdaten-Archivierung

Administration

  • Klassifizierung von Dokumententypen
  • Pflichtkriterien für sauberes Archivieren
  • Administration der Verteiler und Benutzerrechte/rollen
  • Stempelkonfigurator zur Dokumentenkennzeichnung inkl. Abteilungszuordnung und Zustellungsoption
  • Projekte- und Gewerkeverwaltung
  • Abkürzungsverzeichnis uvm.

Ihre Vorteile beim Einsatz unserer Dokumentenmanagement Software

So könnten die Bilanzen Ihres Unternehmens aussehen.
  • Zeit sparen beim Verteilen von Dokumenten durch weniger Laufwege
  • Zeit sparen bei typischen Arbeitsvorgängen durch dynamische Workflows
  • Zeit sparen bei der Informationssuche durch blitzschnelle Suchfunktionen
  • Zeit sparen bei der Archivierung durch intelligente Dokumentenerkennung
  • Ökonomisch und Ökologisch, nicht nur durch die Reduzierung von Papier
  • Platz sparen durch das Entfallen eines altmodischen Papierarchives
  • trotz komplexer Arbeitsvorgänge im Hintergrund wurde der Schwerpunkt von PostStream auf übersichtliche und einfache Bedienung gelegt
  • Beschleunigung und Verbesserung der Arbeitsprozesse (Transparenz von Vorgängen)
  • Verbesserter Kundenservice (schnellerer Informationszugriff, verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung)
  • Steigerung der Produktivität (Fehlerminimierung, verbesserte Controlling Möglichkeiten, Einheitliche Informationsplattform - keine Medienbrüche)
  • Verbesserte Dokumentensicherheit, einheitlicher Unternehmensstandard
  • Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen (Wegfall von Verteilerkopien, Senkung der Betriebskosten, Geringerer Platzbedarf)
  • Entlastung von E-Mail Systemen, Verwaltung, Abstimmungsbedarf und Fehlinterpretationen
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinbarter Compliance-Anforderungen
  • Automatischer Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Einsatz moderner Technologie, Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit und jeweiligen Belastung
  • mehr Zeit für strategische und operative Aufgaben innerhalb des Unternehmens
  • Umfangreicher Support, im Bedarfsfall auch über Fernzugriff (falls gewünscht)
  • regelmäßige Updates
  • Das in Dokumenten enthaltene Wissen kann ein entscheidender Wettbewerbsfaktor für Ihr Unternehmen sein

postStream lässt sich auf unterschiedliche betriebliche Abläufe/Erfordernisse einpassen.

Wünschen Sie weitere Informationen zu unserem Dokumentenmanagementsystem post Stream oder einen persönlichen Präsentationstermin in Ihrem Hause?

Lassen Sie sich von uns unverbindlich beraten - Telefon 0341 / 200 90 10