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Dokumentenmanagment mit postStream

Was Sie schon immer gesucht haben... finden wir.

Haben Sie ein hohes Papieraufkommen, lange Suchvorgänge, eine Überflutung mit Dokumenten (Mails, Daten, Rechnungen), keinen Überblick über einzelne Abläufe, Platzmangel und permanenten Zeitdruck?

Sparen Sie Zeit, Energie und Geld

Die Anwendung unseres Dokumenten-Management-Systems erleichtert die Planung und Koordination, Überarbeitung, Überprüfung sowie Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Verwaltungsprozess von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung.

Videos sagen mehr als Bilder. In diesem Sinne:



postStream in 3 Schritten

So einfach funktioniert es

Scannen, E-Mails, digitale Formate - unsere DMS Software unterstützt sie bei der Archivierung.

Intelligente Dokumentenerkennung

Egal ob papiergebundene Unterlagen oder E-Mail Anhänge, mit postStream lassen sich alle eingehenden Daten verwalten. Wiederkehrende Dokumenttypen sind schnell eingelernt und werden automatisch verschlagwortet.

Erstellen Sie eigene Workflows, angepasst an Ihr Unternehmen.

Automatisiertes
Verteilersystem

postStream passt sich Ihnen an. Unterschiedlichste Workflows lassen sich ganz ohne Informatikstudium abbilden.
Eine halbtägige Schulung genügt und Ihre Angestellten arbeiten so zeiteffizient wie noch nie.

Speichern Sie Ihre digitalen Daten nach den gesetzlichen Vorgaben.

Zugriff geschütztes
Ablagesystem

Das Archiv entspricht den deutschen Normen für Revisionssicherheit. Eine direkte Schlagwort- oder Volltextsuche ersetzt komplizierte Ordnerstrukturen. Für sensible Daten steht eine abteilungsgebunde Zugriffsberechtigung zur Verfügung.


News

Aktuelle Neuigkeiten rundum ums Unternehmen und die Software postStream


Ab dem 01.01.2017 gelten die GoBDs uneingeschränkt

Die GoBDs, kurz für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, werden schon seit Jahren in Buchhalterkreisen heftig diskutiert. Bisher galten Sie vor allem als Chance um im Rahmen der Digitalisierung Papierarchive abzubauen und eine Dokumentenablage in elektronischer Form zu ermöglichen. Vor allem die Regelungen zum Scan- und Archivierungsverfahren sind bindend, wenn man seine Papierdokumente vernichten möchte um diese durch digitale „Originale“ zu ersetzten. Egal welche Form der Aufbewahrung finanzrelevanter Unterlagen man bevorzugt, bisher hatte man die Wahl. Dies ändert sich ab dem 01.01.2017, zumindest in eine Richtung. Für das nächste Jahr endet die Übergangsfrist der GoBDs, wodurch die bisherige Chance in Zukunft zur Pflicht wird. Man wird im kommenden Jahr zwischen Unterlagen unterscheiden müssen, welche das Unternehmen in Papierform oder in digitaler Form erreichen. Während z.B. eine Rechnung, welche Sie in Briefform erreicht auch zukünftig händisch und in Papierform abgelegt werden darf, müssen alle digital vorliegenden Unterlagen auch also solche revisionssicher gespeichert werden. Das gilt für geschäftsrelevante E-Mails genauso wie für Rechnungen im PDF – Format, aber auch für alle Unterlagen, welche Sie zum Zwecke der besseren Verarbeitung digitalisiert haben.

Kurz: Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie Papierdokumente digitalisieren möchten, aber wenn finanzrelevante Unterlagen erst einmal maschinell auswertbar gemacht worden sind, ist eine Reduzierung nicht länger zulässig.

Unsere Empfehlung:

Nicht nur weil wir DMS Software Entwickler sind, empfehlen wir Ihnen eine Dokumentenmanagement Software als festen Bestandteil Ihres Datenverarbeitung Systems zu integrieren. Aber keine Panik, nichts wird so heiß gegessen, wie es von DMS Software Anbietern, wie uns selbst, gekocht wird. Die meisten Unternehmen machen vieles schon sehr richtig. Sollten Sie sich unsicher sein, ob Ihre Geschäftsprozesse GoBD konform sind, beraten wir Sie gerne auch telefonisch zu diesem Thema.

Weiterführende Links:

Aktueller Stand der GoBD vom 14.11.2014

http://www.poststream.de/onlineshop/Whitepaper/%C3%84nderung_GoBDs_ElektrArchivierung_FH%20(2).pdf





Das Update auf Version 2.2
ist ab sofort erhältlich. Neben einigen Fehlerbeseitigungen und neuen Funktionen, erfuhr vor allem die Datenbank unserer DMS Software eine Grunderneuerung. Für mehr Details lesen Sie unseren Facebook - Beitrag. Erfahren Sie im Interview mit dem Chef-Entwickler Steffen Meiner, warum und welche Änderungen vorgenommen wurden und wo die Vorteile der neuen Datenbank liegen. Das Update steht nach der Registrierung in unserem Shopsystem zum Download bereit.

Update auf postStream Version 3.1

Das letzte Update ist keine zwei Monate alt und die Einzelheiten desselbigen sind noch nicht einmal veröffentlicht und schon bringen wir das nächste Update heraus. Und nicht nur das, sogar die Versionszählung macht einen Sprung von 2 auf 3. Dafür gibt es zwei Gründe: Zum einen ist das Aktensystem fertiggestellt und zum anderen wurde das Design und Layout von postStream komplett überarbeitet. Beides Erweiterungen, wie wir finden, welche durchaus ein neues Update verdient haben. Doch ist ein neues Layout überhaupt eine neue Funktion? Welchen praktischen Nutzen erfüllt dieses? Am Anfang unserer Entwicklung standen wir dem Design skeptisch gegenüber. Auf jeden Fall ist die Benutzerfreundlichkeit wichtig. Ein intuitiver Zugang zur Software sollte, soweit es möglich ist, gewährleistet sein. Symbole müssen vertraut sein, damit man sich schnell innerhalb der neuen Anwendung orientieren kann. Aber welche Rolle spielt z.B. die Helligkeit, oder ein Setzkastenaufbau? Und genau hier fand bei uns ein Umdenken statt. PostStream bezeichnet sich selbst als digitaler Arbeitsplatz, doch wer arbeitet schon gerne im Keller. Wir haben die Oberfläche unserer DMS Software geöffnet und freundlicher gestaltet. Wir sind vom Keller ins Loft gezogen und haben die Fenster geöffnet. Das neue Design markiert für uns einen Anfang und darf nicht als abgeschlossen betrachtet werden. Auch für kommende Updates wird Design ein Thema bleiben. Zukünftig wollen wir uns intensiver in Fragen Layout an unsere Kunden wenden und individuelle Wünsche stärker berücksichtigen. Selbst individualisierte Anpassungen der Oberfläche, welche wir früher kategorisch ablehnten, würden wir ab sofort umsetzen. Über Feedback würden wir uns sehr freuen. Am besten man kommentiert den entsprechenden Beitrag auf unserer Facebook - Seite.




Wer ein komplettes Protokoll zu diesem und dem letzten Update lesen möchte, findet dieses HIER.