FAQ

Was verstehen wir unter DMS?

Die Abkürzung DMS kann unterschiedliches bedeuten und daher kommt es nicht selten zu Verwirrungen. Zumindest für die Deutsche Möbelspedition hat uns noch niemand gehalten. Die Begriffe Datenmanagementsystem und Dokumentenmanagement – System werden jedoch nicht nur gleich unter DMS abgekürzt, sie sind auch thematisch verwandt. Kompliziert wird es, wenn man dann noch versucht DMS von CMS oder ECM, also von Content – Management – System und Enterprise – Content – Management zu unterscheiden. Beide Begriffe werden im deutschsprachigen Raum häufig und leider fälschlicherweise, synonym für Dokumentenmanagement – System oder Dokumentenverwaltungssystem verwendet. Aber selbst unter einem Dokumentenmanagement –  System kann unterschiedliches verstanden werden.  

Daher hier unsere Definition:

post Stream ist ein Dokumentenmanagement – System  oder auch Dokumentenverwaltungssystem. Es handelt sich dabei um eine Software für die sichere, digitale Verwaltung von elektronischen und ursprünglich papiergebundenen Schriftstücken, wie sie in allen kaufmännischen Unternehmen vorkommen.

Es beinhaltet die Funktionen:

• Revisionssichere, elektronische Archivierung, einschließlich einer Volltextsuche
• Scannen, einschließlich eines digitalen Bildschirmscanners
• Workflow – Management
• Intelligente Dokumentenerfassung

 Stand Februar 2021

Systemvoraussetzungen allgemein:
- Netzwerk mindestens FastEthernet, empfohlen 1 Gbit/s
- Für den Archivspeicher ist zusätzlicher Speicherplatz erforderlich
je nach Bedarf, aber mindestens 100GB für ca. 100.000 Dokumente

Systemvoraussetzungen Server*:
- Zentraler Server/Virtualisierung
- Festplatte: mindestens 50 GB freier Speicher
- Microsoft Windows Server Standard (ab 2012)
- .NET Framework v 4.7.2

Bis zu einem Volumen von 500.000 Dokumente
- RAM: mindestens 8 GB, empfohlen 16 GB
- CPU: mindestens 2 x 2,0 GHz, empfohlen 4 x 3,0 GHz
- Festplatte: SSD empfehlenswert
- MS SQL Server Express

Volumen ab 500.000 Dokumente
- RAM: mindestens 16 GB, empfohlen 32 GB
- CPU: mindestens 4 x 3,0 GHz, empfohlen 8 x 3,0 GHz
- Festplatte: SSD empfehlenswert
- MS SQL Server Standard

Systemvoraussetzungen Client:
- RAM: mindestens 8 GB, empfohlen 16 GB
- CPU: mindestens 4 x 2,0 GHz, empfohlen ab 4 x 3,0 GHz
- Microsoft Windows 7/ 8/ 10
- (Microsoft Outlook ab 2013)
- .NET Framework v 4.7.2

Systemvoraussetzungen dataSafe (revisionssicheres Archivsystem):
- extra Server/Virtualisierung
- OS: Ubuntu 20.04 LTS Desktop
- RAM: mindestens 4 GB, empfohlen 8 GB
- CPU: mindestens 4 x 2,0 GHz
- Festplattenspeicher ca. 500GB für 500.000 Dokumente (inklusive OS)
Wichtig! Es sind zwei physische Festplatten im RAID 1 Verbund notwendig
(NICHT: Partitionen oder Logische Festplatten)

*Diese Voraussetzungen beziehen sich ausschließlich auf postStream und die Datenbank. Weitere externe Applikationen
auf dem gleichen System benötigen zusätzliche Systemressourcen.

Ein beachtlicher Teil aller händisch erstellten Dokumente wird trotz der rasanten technischen Entwicklung noch immer nicht auf automatische Texterkennung hin optimiert. In diesem Zusammenhang treten Fehler auf, die manuell beseitigt werden müssen. Das kostet Zeit, fordert eine gesteigerte Aufmerksamkeit und produziert unnötige Probleme. Leider gibt es keine Möglichkeit diesen Umstand von der eigenen Seite aus zu beheben. Wir haben zu diesem Zweck eine Anleitung erstellt, wie man die eigenen Dokumente an die neuen Ansprüche der Zeit anpasst. Diese finden Sie im Whitepaper-Bereich zum Download für Sie bereit. Wir empfehlen das Formular an alle zu versenden, die hier negativ auffallen.

Dateien, die ans falsche Postfach geschickt wurden, befinden sich im ersten Moment auch im falschen Postfach. Wie im klassischen Bürobetrieb hat die entsprechende Abteilung die Möglichkeit das Dokument richtig weiterzuleiten. Ist die entsprechende Person jedoch im Urlaub hat man ein Problem. Zum Glück ist man heute digital. In der Benutzeroberfläche von PostStream findet sich links neben jeder Abteilung die Applikation eines Ordners. Wenn man hier drauf klickt, öffnet sich ein Fenster im Windows-Explorer direkt im Posteingangsverzeichnis der entsprechenden Abteilung. Die einfachste Lösung ist es sowohl den Ordner der falschen Abteilung, als auch den der richtigen zu öffnen und die entsprechende Datei wie unter Windows gewohnt per drag and drop in das korrekte Postfach zu verschieben.
 
Achtung! Diese Lösung steht einem nur dann zur Verfügung, wenn man über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügt.

Die Fehlermeldung: „Ein Grafikobjekt kann nicht aus einem Bild mit einem indizierten Pixelformat erstellt werden!“ erscheint immer dann, wenn man versucht einen Farbstempel auf ein schwarz-weiß gescanntes Dokument zu setzen. Eine solche Datei verfügt nur über 8-Bit Farbpixel, was zu wenig ist um farbige Elemente darstellen zu können. Die Einstellungen im Scanner sollten überprüft und auf scannen in Vollfarbe (24-Bit) geändert werden.

Bei der Fehlermeldung "Falsches Eingangsformat (kein A4)-> alle Dokumente werden gelöscht" vergewissern Sie sich, dass die Einstellung A4-Format im Scanner gewählt wurde. Tritt der Fehler dennoch auf, melden Sie sich bei PostStream als Administrator an und ändern Sie folgende Einstellung: Administration-> Experteneinstellungen -> A4-Seiten-Tolleranz vergrößern

Wir haben keine regelmäßigen Zeiträume, in denen Updates erscheinen. Grundsätzlich hat die Entwicklung neuer Funktionen 4 Phasen:

• Analyse und Konzept der neuen Funktion
• Programmierung
• Implementierung in die bestehende Software
• Testphase

Ein Update enthält mehrere neue Funktionen, welche teilweise parallel entwickelt werden. Wenn wir feststellen, dass sich ein Update jetzt lohnt, wird ein genau definierter Softwarestand fixiert und weiteren Tests unterzogen. Erst nach Abschluss dieser Tests wird die neue Version veröffentlicht. Zwischen zwei Versionen liegen in der Regel 3 bis 6 Monate.

Sofern Sie über einen Supportvertrag verfügen, haben Sie kostenlosen Anspruch auf alle Updates. Von diesen gibt es 2 bis 4 im Jahr. Sobald ein neues Update verfügbar ist, erscheint eine Beschreibung auf unserer Webseite. Stellen Sie fest, dass ein neues Update verfügbar ist, können Sie mit dem Support einen Termin für die Installation des Selbigen vereinbaren. Aber auch wenn Sie sich nicht bei uns melden, rufen wir Sie an oder schreiben Ihnen eine E-Mail, um Sie über das Update zu informieren. In der Regel dauert es 1 bis 2 Monate nach Erscheinen eines neuen Updates von postStream, bis bei allen Bestandskunden die neue Version aufgespielt wurde.